Privacyverklaring voor medewerkers en sollicitanten van RegioFlexpool
Inleiding
Deze privacyverklaring is bedoeld om op een eenvoudige en heldere manier uit te leggen
welke persoonsgegevens wij over jullie verzamelen en hoe we deze verwerken. Deze
privacyverklaring is van toepassing op medewerkers van RegioFlexpool en sollicitanten.
Wat zijn persoonsgegevens?
Met persoonsgegevens wordt alle informatie bedoeld die iets over jou vertelt of die naar jou te herleiden is. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om jouw naam, adres, geboortedatum, maar ook jouw personeelsnummer of je zakelijke e-mailadres.
Wat betekent verwerken?
Met verwerken bedoelen we alles wat we met deze gegevens kunnen doen, zoals
verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, opvragen, raadplegen, verspreiden, doorgeven of verwijderen.
Wat doen we met persoonsgegevens?
We gebruiken jouw persoonsgegevens alleen op basis van de volgende wettelijke
grondslagen:
- om te beslissen of we een arbeidsovereenkomst met jou willen aangaan;
- om de arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren;\
- om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. afdragen van belastingen en
premies); - omdat wij als organisatie een gerechtvaardigd belang hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren);
- een situatie van levensbelang (bijv. in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is);
- op basis van jouw toestemming. Deze toestemming kan altijd weer ingetrokken
worden.
Welke persoonsgegevens verwerken we?
Wij verwerken de volgende gegevens van jou.
Sollicitanten
- NAW-gegevens, geboortedatum en gegevens om met jou te communiceren, zoals jouw e-mailadres;
- gegevens over de door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en
stages; - gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
- gegevens over de aard en inhoud van vorige banen en jouw huidige baan, en
gegevens over de beëindiging van die banen;
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor de functie en uitvoering of toepassing van een wet.
Medewerkers
In de personeelsadministratie verwerken wij de volgende gegevens van jou:
- NAW-gegevens, geboortedatum en -plaats en gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals bijv. jouw e-mail adres;
- identiteitsgegevens, zoals bijv. kopie ID-bewijs
- identificatiegegevens, zoals bijv. personeelsnummer;
- opleidingsgegevens;
- dienstverbandgegevens;
- financiële gegevens, zoals bijv. salaris, IBAN;
- gezondheidsgegevens, die nodig zijn in het kader van verzuimbegeleiding en re-integratie met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
- familierelaties voor zover nodig voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen en cao.
- bedrijfsmiddelen in bezit, bijv. mobiele telefoon, sleutels;
- gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
In de salarisadministratie verwerken wij de volgende gegevens van jou:
- NAW-gegevens, geboortedatum en –plaats en gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals bijv. jouw e-mail adres en jouw bankrekeningnummer;
- jouw nationaliteit;
- identificatiegegevens, zoals bijv. personeelsnummer;
- gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris,
vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou; - gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en
premies ten behoeve van jou; - familierelaties voor zover nodig voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen en cao.
- gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
Voor welke doelen verwerken we persoonsgegevens?
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van
onderstaande doelen:
- de behandeling van personeelszaken;
- het vaststellen en (laten) uitbetalen van jouw salaris;
- het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
- jouw opleiding;
- de bedrijfsmedische zorg die voor jou van toepassing is;
- het bedrijfsmaatschappelijk werk;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- de uitvoering van de voor jou geldende arbeidsvoorwaarden;
- het verlenen van ontslag;
- het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder;
- het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
- jouw overgang naar of tijdelijke tewerkstelling bij een ander deel van RegioFlexpool ;
- gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en
premies t.b.v. jou; - het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
- de uitvoering of toepassing van een wet.
Met wie delen we gegevens en waarom?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf in het kader van het sollicitatietraject en de (uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen, zoals een partij die namens ons gegevens verwerkt. Een paar voorbeelden:
- salarisverwerking: gegevens worden verstrekt aan onze salarisverwerker;
- ziekte en re-integratie: gegevens worden verstrekt aan de bedrijfsarts en/of UWV;
- een loonbeslag: gegevens worden verstrekt aan de deurwaarder;
- een collectieve inkomensverzekering: gegevens worden verstrekt aan intermediair en de verzekeraar;
- pensioenregeling: gegevens worden verstrekt aan het pensioenfonds.
In bepaalde gevallen zijn we zelfs wettelijk verplicht om jouw gegevens met externe partijen te delen (bijv. belastingdienst).
In het verwerkingsregister is per verwerking opgenomen met wie gegevens gedeeld worden. Het verwerkingsregister is in te zien via de Functionaris Gegevensbescherming
Verwerken gegevens door derden
Soms is het nodig dat externe partijen gegevens verwerken waar Amaris verantwoordelijk voor is. In die gevallen sluiten wij een zogenaamde verwerkersovereenkomst af. In deze overeenkomst regelen we onder meer dat jouw gegevens goed beveiligd worden. In het verwerkingsregister zijn de externe partijen opgenomen die gegevens voor RegioFlexpool verwerken. Het verwerkingsregister is in te zien via de Functionaris Gegevensbescherming.
Jouw verplichting om gegevens te verstrekken
Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor de pensioenregeling of collectieve verzekering. Indien je weigert om de gegevens te verstrekken, kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of dat je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren gegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).
Gegevens van sollicitanten verwijderen wij vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Soms vragen wij sollicitanten om de gegevens langer te mogen bewaren, bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip nog een passende functie vrijkomt. Na toestemming van de sollicitant worden de gegevens maximaal één jaar bewaard.
Voor de gegevens van medewerkers is de bewaartermijn als volgt:
- algemene gegevens: twee jaar na einde dienstverband;
- gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn: 7 jaar na einde
dienstverband; - loonheffingsverklaring en kopie identiteitsbewijs: vijf jaar na einde dienstverband;
- re-integratiedossier van medewerker die op moment van uitdiensttreding niet
arbeidsongeschikt is: twee naar na einde dienstverband. - Omdat RegioFlexpool eigen risicodrager is voor de Ziektewet bedraagt de
bewaartermijn van het re-integratiedossier van een medewerker die op moment van uitdiensttreding arbeidsongeschikt is vijf jaar. - WGA-dossier: RegioFlexpool is eigen risicodrager voor de WGA. Daarom geldt een bewaartermijn van tien jaar na einde dienstverband.
Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?
De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daarvoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is. Bovendien zijn medewerkers van RegioFlexpool verplicht tot geheimhouding en mogen zij jouw persoonsgegevens niet onrechtmatig of onnodig verstrekken.
Wat zijn jouw rechten?
Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt, heb je op grond van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten:
- het recht van inzage; jouw personeelsdossier bekijken (met uitzondering van eventuele
persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende en anderen); - het recht op een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van eventuele
persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende of anderen binnen onze
organisatie); - het recht om informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens;
- het recht op correctie: gegevens te laten corrigeren die feitelijk niet kloppen;
- het recht om onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
- het recht om in bepaalde gevallen jouw gegevens te laten verwijderen, bijv. omdat de organisatie de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor ze deze verzameld had of de eerder gegeven toestemming aan de organisatie voor het gebruik van de gegevens wordt ingetrokken. (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer het (langer) bewaren van jouw gegevens nodig is in verband met de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting);
- het recht om in bepaalde gevallen gegevens die wij van jou verwerken te laten
“beperken”, dat wil zeggen dat je het recht hebt om minder gegevens van jou te laten verwerken, het zogenaamde minimaliseren van gegevens. - het recht om in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw
gegevens; - het recht om toestemming in te trekken: als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals voor het gebruik van jouw foto op een wie-is-wie pagina of op onze website), kun je die toestemming weer intrekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
- het recht op dataportabiliteit: als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt heb je het recht ons te vragen de gegevens aan jou of een andere partij over te dragen;
- het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit
Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. RegioFlexpool stelt het in dat geval wel op prijs als je eerst contact opneemt met de functionaris gegevensbescherming om te kijken of we jouw klachten kunnen oplossen.
Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming. In bepaalde gevallen kunnen we jouw verzoek afwijzen, bijv. als jouw verzoek ingaat tegen wettelijke verplichtingen die de organisatie heeft. De functionaris gegevensbescherming informeert je over de reden voor afwijzing.
Contactpersoon
Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met info@regioflexpool.nl.
RegioFlexpool
t.a.v. functionaris gegevensbescherming
p/a Werkdroger 1 – gebouw de Ark
1251 CM Laren
e-mail: info@regioflexpool.nl
Aanpassing van de privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor de privacyverklaring aan te passen. Als het om een
belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen.
Wil je inzage in je gegevens of iets wijzigen? Geef jouw privacywensen door via info@regioflexpool.nl
Cookiebeleid
Wat is een cookie en waarom gebruikt RegioFlexpool cookies?
Wij maken op de websites van RegioFlexpool gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze websites wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer of in het geheugen van uw smartphone of tablet wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.
Cookies kunnen anonieme gegevens verzamelen, maar kunnen ook indirecte persoonlijke informatie bevatten. Dit zijn gegevens gebaseerd op het soort browser, browser instellingen en het apparaat wat u gebruikt voor toegang tot internet.
Cookies helpen bij het goed werken van de website en het verzorgen van een persoonlijke ervaring als u onze RegioFlexpool websites bezoekt, informatie van RegioFlexpool wilt delen of informatie over RegioFlexpool ontvangt via andere websites. Dit kan bijvoorbeeld verkoopinformatie zijn voor de producten en diensten van RegioFlexpool.
Hieronder kunt u lezen welke soorten cookies op de RegioFlexpool websites gebruikt worden en wat ze doen.
Strikt noodzakelijke cookies zijn nodig om de RegioFlexpool website te laten functioneren. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt bij het invullen van een webformulier of om uw voorkeur instellingen te onthouden. Deze cookies slaan geen persoonlijke identificeerbare gegevens op. RegioFlexpool mag deze cookies plaatsen zonder eerst om uw toestemming te vragen.
Prestatie cookies zorgen ervoor dat we het aantal bezoeken en herkomst van het bezoekersverkeer in beeld kunnen brengen zodat we de prestaties van onze RegioFlexpool websites kunnen meten en verbeteren. Ze helpen om te zien welke pagina’s het populairst zijn en hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze cookies slaan geen persoonlijke identificeerbare gegevens op. Het toestaan van deze cookies helpt RegioFlexpool om te meten of de website goed werkt en hoe we de website voor u kunnen verbeteren.
Functionele cookies geven ons de mogelijkheid om de website verbeterde functionaliteit en personalisatie te laten bieden. Dit betreft bijvoorbeeld het afspelen van video’s maar ook het onthouden van uw voorkeuren. Ze kunnen worden ingesteld door ons of door externe leveranciers van wie we diensten hebben toegevoegd aan onze pagina’s. Als u deze cookies toestaat, zullen deze services goed kunnen werken.
Advertentie of targeting cookies kunnen via onze RegioFlexpool advertentiepartners worden geplaatst. Ze kunnen door die bedrijven worden gebruikt om een profiel van uw interesses samen te stellen en u relevante advertenties op andere sites te laten zien.
Het toestaan van deze cookies zorgt voor een persoonlijke op u afgestemde ervaring bij het ontvangen van advertenties in plaats van willekeurige advertenties.
Partners die advertentie cookies plaatsen zijn woonz.nl, facebook.com, youtube.com, google.com, yumpu.com en doubleclick.nl.
RegioFlexpool maakt gebruik van Google Analytics voor verbetering van de website. Google analytics plaatst ook targeting cookies waarmee een profiel wordt samengesteld van uw interesses. Daarmee kunt u meer voor u relevante informatie ontvangen.
Social media cookies worden ingesteld door Youtube en Facebook. Deze cookies maken het voor u mogelijk om RegioFlexpool informatie makkelijk te delen met uw vrienden en netwerken via bijvoorbeeld ‘like’ en ‘share’ buttons. De cookies kunnen ook volgen welke sites u bezoekt en daarmee een profiel van uw interesses opbouwen. Dit maakt het mogelijk bij het bezoek aan andere websites meer op uw wensen afgestemde informatie en berichten te tonen. Deze service werkt alleen als u deze cookies hebt toegestaan.
Het toestaan van cookies kunt u instellen via uw internet browser. Ook kunt u in uw browser de geplaatste cookies wissen.
Hieronder vind u voor de bekende browsers hoe u dit kunt doen:
Google advertentie cookies kunt u instellen via Instellingen voor advertenties.
Cookies van externe leveranciers kunt u instellen via youronlinechoices.
Daar kunt u ook meer informatie vinden over het gebruik van cookies.
Als u verder gebruik maakt van onze RegioFlexpool websites gaan wij er van uit dat u daarmee cookies toestaat die volgens uw instellingen geplaatst mogen worden op uw computer, smartphone of tablet.